System został napisany i rozwijany będzie w najnowszej technologii programistycznej, wykorzystującej najnowsze dostępne i kompatybilne z systemem operacyjnym Windows narzędzia programistyczne. Pracujący w architekturze Klient-Serwer, system wykorzystywać może różne silniki bazodanowe. Obecnie zastosowano bazę danych SQL firmy Microsoft. W przypadku mniejszych instalacji można również korzystać z bezpłatnej bazy MS SQL Express.

Podstawowe obiekty i funkcje

- Baza klientów

Kartoteka klientów zawierająca pełną informację o kontrahencie, łącznie z możliwością wysłania drogą mailową informacji, a także umieszczeniem w zakładce Załączniki podstawowych kopii dokumentów. Funkcja Załącznik jest zastosowana wszędzie tam, gdzie mogą występować jakiekolwiek dokumenty źródłowe. Tabela bazy klientów umożliwia również realizację kompensat faktur oraz podpinania pod konkretnego klienta informacji o korespondencji.

- Baza taboru

Podstawowa kartoteka zawierająca dane o pojazdach, łącznie z normami paliwa oraz wszelkimi ważnymi terminami dotyczącymi samochodów, naczep i przyczep. Dla każdego pojazdu możemy również wprowadzić podstawowe stałe kosztowe. Baza taboru zawiera ponadto dane analityczne związane z naprawami pojazdów, średnimi cenami paliw, wyposażeniem pojazdu, danymi eksploatacyjnymi a także możliwość podpinania załączników.

 

- Personalia

Wszelkie informacje dotyczące kierowcy, łącznie z terminami szkoleń oraz typami posiadanych uprawnień. Wszystkie uprawnienia posiadają w systemie określone terminy ważności. Tabela ponadto zawiera możliwość rejestracji własnych opinii o kierowcy, określenie prowizji i sposobu jej naliczania, możliwości wydruku zaświadczeń urlopowych i o zatrudnieniu, podpinania załączników np. scan dowodu osobistego czy prawa jazdy.

 

- Naprawy

System posiada możliwość rejestracji zarówno zleceń wewnętrznych jak i zewnętrznych napraw z pełna rejestracja kosztów napraw każdego pojazdu. System raportów pozwala na pełne określanie kosztów tych napraw w każdym zadanym okresie.

 

- Szkody komunikacyjne i Cargo

Umożliwienie rejestracji szkód komunikacyjnych i cargo pozwala na pełne śledzenie zaistniałych w tym obszarze zdarzeń z ich podsumowaniem, określeniem statusów jak również śledzeniem korespondencji w tym względzie. Podsumowanie pozwala na określenie zarówno poziomu kosztów jak i otrzymanego odszkodowania.

 

- Transport

  • Rejestracja poleceń wyjazdów, zleceń, kosztów, kart drogowych, załadunków i rozładunków, załączników.
  • System dokonuje pełnego rozliczenia w tym zakresie, łącznie z rozliczeniem zużycia paliwa oraz innych materiałów eksploatacyjnych, a także umożliwia pełną analitykę każdego zdarzenia transportowego.
  • Systemowo, oprogramowanie pozwala na wystawienie faktur pojedynczych jak i zbiorczych, zarówno ze zleceń pochodzących z transportu, jak i spedycji. System umożliwia import zleceń z obcych programów co może pozwalać na pełna automatyzację zdarzeń analitycznych w obrębie transportu. Generowanie zleceń może odbywać się poprzez zlecenia wstępne
  • ( książka spedytora), wzorców zleceń jak również wpisania zlecenia z tzw. ręki.

 

- Spedycja

System zapewnia pełną obsługę zleceń spedycyjnych z możliwością zastosowania podzleceń dla kilku przewoźników, co pozwala zrealizować transport drobnicowy. Do każdego zlecenia mogą być wystawione faktury przewoźników realizujących to zlecenie. Zlecenia spedycyjne mogą być generowane bezpośrednio przez operatora, wstawiane z wzorców zleceń lub ze zleceń wstępnych. Wynikiem tych działań jest określenie uzyskanej marży ze zlecenia. System generuje ponadto zlecenia dla przewoźnika, które mogą być przesyłane bezpośrednio z systemu pocztą elektroniczną. Dane dotyczące miejsc załadunku i rozładunku mogą być przesyłane bezpośrednio do kierowcy, który realizuje zadanie transportowe poprzez SMS.

 

- Komunikacja

Oprogramowanie posiada wbudowany wewnątrz systemu moduł komunikacji, który pozwala na automatyczne wysyłanie wiadomości SMS zarówno do kierowcy jak również jakiejkolwiek wiadomości tekstowej. Wiadomości tekstowe posiadają statusy, które pozwalają na określenie czy informacja o miejscu załadunku i rozładunku dotarła do kierowcy a także uzyskanie potwierdzenia o jej przyjęciu. System gromadzi i archiwizuje wysłane wiadomości co daje możliwości potwierdzeń wysłanych zleceń lub innych zwykłych wiadomości tekstowych.

 

- Faktury

System zapewnia możliwość generowania faktur zarówno ze zleceń transportowych, spedycyjnych, jak również generowanie tzw faktury ogólnej, którą możemy wystawić bez żadnej zależności czy to transportowej, czy też spedycyjnej. W bazie faktur jak i z menu głównego, możemy generować noty obciążeniowe. Tak jak wspomniano wcześniej, istnieje możliwość generowania faktur zbiorczych oraz korekt do tych faktur.

 

- Kursy walut

System realizuje pełną automatyczną obsługę kursów walut, które mogą być wprowadzane poprzez import ze strony NBP. Ponadto, w systemie funkcjonuje możliwość zapisania własnego kursu użytkownika, który może być stosowany w przypadku indywidualnych uzgodnień pomiędzy zleceniodawcą, a zleceniobiorcą.

 

- Dodatkowo :

System posiada możliwości określania sposobu numeracji faktur w trybie miesięcznym, rocznym oraz z zastosowaniem różnych wyróżników według własnego uznania. Wycena i przeliczanie faktur złotowych i dewizowych może odbywać się w zależności od przyjętej metodyki działania.

 

Ponadto

  • Automatyczne pobieranie kursów walut z NBP, w zależności od potrzeb od dnia oraz na dany dzień.
  • Możliwość dołączania do wszystkich występujących w systemie funkcjonalności takich jak polecenie wyjazdu, zlecenie transportowe, baza taboru i inne, załączników w postaci dokumentów, które otrzymaliśmy drogą elektroniczną lub które stworzyliśmy sami na nasze potrzeby.
  • Tworzenie faktur zbiorczych jednocześnie, zarówno dla zleceń spedycyjnych, jak i transportowych.
  • Umożliwienie wprowadzenia kilku podzleceń dla zlecenia spedycyjnego, wykonywanego przez kilku przewoźników.
  • Indywidualne stosowanie numeracji faktur, zarówno w obrębie miesięcznym, jak i rocznym.
  • Tworzenie not księgowych.
  • Możliwość rozliczania zużycia AdBlue.
  • Możliwość rozliczania bardziej szczegółowo zużycia paliwa.
  • Tworzenie dziennika wpisów, umożliwiających kontrolę poprawności wprowadzanych danych.

 

Integracja z Mapą cyfrową.

  • System został w pełni zintegrowany z systemem mapowym Map&Guide xSerwer lub MapSerwer. Zarządzanie mapą oraz generowanie kalkulacji odbywa się bezpośrednio z programu.
  • Nowością jest możliwość pozycjonowania własnych pojazdów na mapie zarówno stosując rozwiązania serwerowe jak również wersje Professional.
  • Możliwa również integracja z mapą cyfrową eMapa.

 

Import danych zewnetrznych

 

  • System pozwala importować dowolne dane, które mają być zarejestrowane w kosztach . Pozwala na to wbudowany interfejs Importu w którym w dowolny sposób możemy konfigurować wczytywanie plików
  • w formacie csv . Może to dotyczyć wczytywania elektronicznych rachunków ( BP, UTA, DKV, i innych )

 

Integracja z systemami FK

  • System obecnie współpracuje z większością systemów finansowo – księgowych . W zależności od potrzeb może być zastosowany różny poziom integracji.

 

 

Udostępnij: